《一流工作者都在用的待辦清單》

GTD 讓我注意到「列清單」這件事，但如何有效地列清單？這本書有解答嗎？有幫助。

同時我也明白：列清單本身就是一項要花去不少精神和時間的工作。

最終，只要把生活簡化，就能化解許多問題。

為何無法完成工作？

列出清單不是為了完成「所有」工作，是為了完成「正確」的工作。

• 沒有截止日期
  沒有截止日期，待辦清單不過就是願望清單。
  截止日期可以產生：優先順序、動力。
• 選擇弔詭/Paradox of Choice
  越多選擇，越無法決定、越焦慮。
  因為每天的認知資源/Cognitive Resource是有限的，決定早餐吃什麼比較容易，到了晚上就容易放縱，選簡單輕鬆的事做。
• 工作事項不夠明確
  它的重要性？目標連結？需要的資源？範圍太大(如：準備考試 vs 完成習作P12-14的練習題)。
• 清單沒有分類、情境
  重要/不重要，三分鐘/三小時/三週，家裡/公司，公事/家庭，工作混在一起。

有那些清單系統

• 全包式/Brain dump 清單
• 任務-開始日期-截止日期 清單
  
• 每日工作清單-總工作清單
  每晚自總工作清單挑出隔日的每日工作清單
• 3+2 清單
  每晚挑出5項工作，三項大型任務、兩項小型任務
• 專案型清單
  每個專案一個清單
• 3-MIT Most Important Task 選三個最優先工作
• 看板
  軟木板縱分三列：待辦、執行中、完成。在便利貼寫下任務黏在待辦區，「執行」它、「完成」它。
• 史蒂芬柯維的四象限矩陣：重要/不重要、緊急/不緊急
• GTD Get Things Done 搞定
  列出所有工作，分類它：簡單的執行它、可交辦的交辦他人、複雜的細分成專案工作、不急不確定的存入另一個清單。
  GTD比較著重在「整理清單」，而不是「完成」工作。
  

如何打造完美的待辦清單

1. 當前任務 vs 未來任務
   參考GTD的：下一步行動、某天/也許 清單。
   把每天的時間及注意力放在「當前任務」，每日結束自「未來任務」挑出隔天的當前任務。
2. 依預期成果定義任務
   是否能與目標愈來愈近？把原因寫在任務旁。
3. 把專案拆解成任務
   S.M.A.R.T. 原則：Specific 明確的、Measurable 可衡量的、Attainable 可達到的、Relevant 相關的、Time-bound 有截止日期。
4. 設定截止日期
   不用絕對精確、可變。
   為此截止日提出理由。如：八月底前完成，因為九月就要開學了。
   給自己更少的時間，少於你認為你需要的。基於帕金森定律，應縮短時間來提高注意力、效率，避免分心。
5. 限制當前任務在7項
   15分鐘內可完成的不算。改放批次處理清單。
6. 依情境管理任務
   依專案、類型、地點建立不同清單。如：創造/整理，辦公室/家裡。
7. 刪除不必要的任務
8. 估計任務所需時間
   任務需要的相關資源
9. 用主動明確的動詞引導任務
   「明確」會激勵行動。
10. 需要其他資源的任務：寫下需要資源的相關人事物及交付/等待日期。

有效運作的待辦事項清單

1. 微型任務
   我覺得像洗碗這種小事實在不需要把它當一件事。吃完飯馬上洗就做完了。
2. 挫敗感
   衡量自己的能力、時間，別讓自己過載。
3. 情境
   依情境批次處理可最小化轉換成本。情境指的是同地點、類型的工作，如：在辦公室做的工作放一起、採買的工作、要用到電腦的放一起。
4. 每週回顧
   我覺得有時間就可以可回顧、檢視，馬上調整或停下來休息一下，想想怎麼做更好。
   一定要回顧，回顧才能朝目標邁進。
5. 更新目標清單
   寫下目標，定期更新，目標就會愈來愈具體。
   有個調查，追蹤有寫下目標的人在十年後，完成的人比沒有「寫下」的高十倍。
6. 不要陷在工具的方法論中
   GTD、清單、App程式是工具、支持系統，重點是讓我們接近目標，不要反過來被工具或方法支配。
7. 持之以恆的「習慣鎖鏈」

參考：

• 習慣鎖鏈
  美國喜劇演員Jerry Seinfeld : Don't break the chain。
  當自己每天寫一個笑話，他便在一頁式年曆上的今天畫一個 X，每一個 X 會連結成一條鎖錬，他絕不讓這條鎖鍊斷掉。
• 帕金森定律：工作總會填滿可用的完成時間。
  Parkinson’s Law：Work expands so as to fill the time available for its completion。
  他在1955年發表於「經濟學人」的文章中寫道：「一位老太太可以花一整天寫一張明信片，而一個很忙的人只需三分鐘。」